-->

Печатный салон и копировальный центр А3, Уфа

25.01.2016


Работа любой организации связана с составлением сотен и тысяч различных документов. Какие-то из них подлежат уничтожению (коммерческие предложения, прайсы, письма с предложениями о сотрудничестве), а какие-то нужно хранить в архиве до тех пор, пока не истечет установленный законом срок.

Что хранить?

В архиве предприятия должны храниться:

  • Документы из отдела кадров. Личные дела, выписки из трудовых и расчетные листки сотрудников.
  • Накладные и счет-фактуры на движение материальных ценностей как между внутренними подразделениями предприятия, так и вся информация об отгрузках на сторону.
  • Отчеты и сведения о пенсионных отчислениях.

При закладке на хранение производится сшивание документов по месяцам, кварталам или декадам, и на папку (брошюру) наклеивается титульный лист с информационными данными о хранящихся в подшивке бумагах.

Существуют списки обязательные и необязательные, но обычно опытные специалисты предпочитают формировать подшивки из всего документооборота, чтобы в случае аудиторской проверки предоставить полный пакет бумаг, подтверждающий профессионализм сотрудников.

Сроки хранения

Сроки хранения различных бумаг регламентируются сразу тремя организациями. Соответствующие положения есть и в Минфине, и Росархиве, и в федеральном законодательстве. Для определения сроков необходимо ознакомиться с перечнем, в котором есть разбивка документов по категориям, группам и назначению. При этом в архив помещаются документы не только на бумажных, но и на электронных носителях.

Все, что связано с бухгалтерией и кадрами, должно храниться в архиве 5 лет, после чего сформированная экспертная комиссия должна отсортировать папки для их передачи в государственный архив или уничтожения.

Способы хранения

Крупные организации приспосабливают для архива отдельное помещение, снабжая его решетками на окна и замками на входную дверь. При этом подборка документов, подлежащих архивированию, полностью ложится на плечи уполномоченных сотрудников.

Для прошивки и брошюрования бумаг в больших количествах обращаются в специализированные центры, где эта процедура, как и печать на кружках, занимает буквально несколько минут.

Сброшюрованные документы укладываются на промаркированные стеллажи по годам и месяцам и вынимаются только в случае проверки. Также архивные бумаги могут быть выданы сотрудникам по письменному распоряжению вышестоящего начальства.

Назад к списку новостей

X А3 использует cookies с целью оптимального оформления и улучшения веб-сайта, а также предоставления определенных функций. Пользуясь веб-сайтом в дальнейшем, Вы также соглашаетесь на использование cookies. Дополнительная информация о cookies.